Cos'è il whistleblowing e chi è un whistleblower?

Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati nel proprio contesto lavorativo.

Il whistleblower o Segnalante è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.

Il whistleblower è tutelato dal decreto legislativo 10 marzo 2023 n.24, di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937.

Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere la “Procedura Whistleblowing”, disponibile nel presente link [MM1] 

 

Chi può segnalare una violazione?

Con specifico riferimento invece alle previsioni del Decreto WB e alle tutele connesse, possono effettuare una Segnalazione tutti coloro che operano nel “contesto lavorativo” del gruppo XORI Group in qualità di:

• lavoratori subordinati di una delle Società appartenenti al Gruppo;
• lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso una delle società del Gruppo;
• coloro che hanno un rapporto di collaborazione professionale con l'ente (es. fornitori), liberi professionisti (es. avvocati, commercialisti, notai etc.…) e i consulenti che prestano la propria attività presso una delle società del Gruppo;
• volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti che svolgono la propria attività presso una delle società del Gruppo;
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso una delle società del Gruppo.

 

Possono altresì effettuare Segnalazioni coloro che:

• segnalino informazioni acquisite nell'ambito di un rapporto di lavoro con XORI Group nel frattempo terminato purché le informazioni sulle Violazioni siano state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso;
• segnalino informazioni acquisite nel caso in cui il rapporto di lavoro non è ancora iniziato laddove le informazioni riguardanti una Violazione siano state acquisite durante il processo di selezione o altre fasi delle trattative precontrattuali;
• segnalino informazioni acquisite durante lo svolgimento del periodo di prova presso una delle società del Gruppo.

Per “contesto lavorativo” si intendono le attività lavorative o professionali, in essere ma anche passate, svolte nell'ambito dei rapporti lavorativi sopra indicati, indipendentemente dalla natura di tali attività.

 

Le misure di protezione si applicano solo ai dipendenti o anche a soggetti esterni?

Una delle novità del d.lgs. n. 24/2023 consiste nel fatto che la tutela è riconosciuta, oltre ai suddetti soggetti del settore pubblico e del settore privato che effettuano segnalazioni, denunce o divulgazioni pubbliche, anche a quei soggetti che, tuttavia, potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante.

Le misure di protezione si applicano anche a:

• Facilitatori;
• Persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto

grado, che operano nello stesso contesto lavorativo;

• Colleghi di lavoro del segnalante;
• Enti di proprietà del segnalante o che operano nel suo stesso contesto lavorativo;
• Segnalanti anonimi se successivamente identificati e soggetti a ritorsioni.

 

Come posso inviare una segnalazione?

Il canale di segnalazione informatico interno, sviluppato da DigitalPa prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Segnalante:

• Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
• Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.

 

Sono ammesse segnalazioni anonime?

È possibile inviare una segnalazione anche anonima. In tal caso non sarà possibile risalire all’identità del segnalante.

Il Portale Segnalazioni consente di stabilire un dialogo protetto con il segnalante (anche anonimo), accedendo tramite la data della segnalazione ed il Codice Identificativo Univoco generato in fase di inserimento della stessa.

Le garanzie e tutele si applicano solo ai segnalanti che hanno rivelato (anche in seguito alla prima interlocuzione) le proprie generalità, che sono in ogni caso coperte da assoluta riservatezza.

 

Cosa posso segnalare come violazione?

Qualsiasi comportamento, atto od omissione commesso o che, sulla base di elementi concreti, potrebbe essere commesso nonché condotte, anche omissive, volte ad occultare tali violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di XORI Group.

Possono essere segnalate informazioni riferibili al personale del Gruppo “XORI Group” e/o terzi relative a violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico, del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure vigenti nel Gruppo “XORI Group”.

Esempi

 il ricevimento di omaggi/regalie da soggetti interessati dalla attività lavorative svolte dal ricevente (es. fornitori, consulenti, destinatari di contributi, vantaggi, utilità, ...) che non rispettano i criteri previsti nel Codice Etico o che siano di importo inconsueto, improprio o comunque considerevole, anche in termini cumulati;

es. l’affidamento di incarichi, forniture e assunzioni influenzato dalla presenza di interessi personali economici o di altro tipo ovvero da legami familiari, in assenza di adeguata informativa dei soggetti dell’Ente coinvolti direttamente o indirettamente nelle decisioni di affidamento;

• il ricevimento di omaggi/regalie da soggetti interessati dalla attività lavorative svolte dal ricevente (es. fornitori, consulenti, destinatari di contributi, vantaggi, utilità, ...) che non rispettano i criteri previsti nel Codice Etico o che siano di importo inconsueto, improprio o comunque considerevole, anche in termini cumulati;
• l’affidamento di incarichi, forniture e assunzioni influenzato dalla presenza di interessi personali economici o di altro tipo ovvero da legami familiari, in assenza di adeguata informativa dei soggetti dell’Ente coinvolti direttamente o indirettamente nelle decisioni di affidamento;
• l’utilizzo improprio o sottrazione dei beni istituzionali (es: auto, telefoni, pc, sim, …);
• comportamenti volti a eludere le procedure amministrative al fine di favorire indebitamente un terzo;
• condotte volte a indurre o costringere un fornitore/consulente/candidato a promettere denaro o altre utilità al fine di favorirlo nelle procedure negoziali, nell’assegnazione di un incarico ovvero nel processo di selezione;
• promesse di denaro o altre utilità da parte di un fornitore/consulente/candidato per essere favorito nelle procedure negoziali, nell’assegnazione di un incarico ovvero nel processo di selezione;
• frodi aziendali

Possono altresì essere segnalati gli illeciti riguardanti comportamenti discriminatori, vessatori, atti di bullismo, mobbing, violenza, molestia o stalking di cui il dipendente, in qualità di Segnalante, ritenesse di essere oggetto o che sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo che lo vede in rapporto con il Gruppo. 

La Segnalazione in questi casi potrà riguardare: 

• disparità retributive;
• molestie sui luoghi di lavoro, quali abuso fisico, verbale, digitale;
• molestie sessuali (sexual harassment);
• casi di pregiudizio o discriminazione;
• casi di bullismo o cyberbullismo;
• microaggressioni;
• forme di ritorsione;
• mobbing;
• suggerimenti al miglioramento in materia D&I in senso lato, quali iniziative e progetti.

Per maggiori informazioni vedasi la Procedura Whstleblowing DEI di Gruppo

 

Cosa NON posso segnalare come violazione?

Non verranno prese in considerazione segnalazioni vaghe, poco circostanziate, oppure che in maniera evidente risultino effettuate in mala fede o abbiano contenuto calunnioso o diffamatorio.

Le segnalazioni che NON hanno attinenza con il contesto lavorativo e che non sono lesive dell’interesse pubblico ovvero dell’integrità del Gruppo.

NON sono considerate segnalazioni di Whistleblowing quelle aventi ad oggetto una contestazione, rivendicazione, o richiesta legata ad un interesse di carattere personale del Segnalante.

Esempi

• Vertenze di lavoro e fasi pre-contenziose;
• Rivendicazioni, lamentele, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici;
• segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità di Gruppo.
• Voci di corridoio, sentito dire;
• Comunicazioni di carattere commerciale o operativo.

 

Come puoi inviare una segnalazione?

XORI Holding S.r.l mette a disposizione del Gruppo più canali di trasmissione e, in particolare:

• un portale informatico dedicato: accessibile dal sito internet di XORI Holding S.r.l.  e di ogni Società del Gruppo.

Tale canale è da considerarsi preferenziale in quanto maggiormente idoneo a garantire immediatamente, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

• In forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale

 

Come deve essere la segnalazione?

È importante che la segnalazione sia adeguatamente circostanziata, cioè che abbia un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).

Ove possibile, opportuno fornire:

• una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza;
• data e luogo dei fatti riportati;
• nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione;
• nominativi di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• evidenze documentali che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati.

 

 

Sono previsti provvedimenti a carico del segnalante che effettua una segnalazione in malafede, ingiuriosa, calunniosa o diffamatoria?

Sì, sono previsti provvedimenti sanzionatori, ai sensi dei rispettivi CCNL, a carico di dipendenti o collaboratori che effettuino segnalazioni in malafede, ingiuriose, calunniose o diffamatorie.

 

Che cosa si intende per segnalazione in malafede?

Per “malafede” si intende la segnalazione artificiosamente strutturata in modo da apparire oggettiva e circostanziata, ma che in realtà cela l’intenzione del segnalante di procurare un vantaggio a sé o a terzi a danno del segnalato o comunque un danno al segnalato, anche in assenza di vantaggio per il segnalante o per terzi.

Per “malafede” non si intende la segnalazione circostanziata, ma erronea, effettuata dal segnalante con la franca convinzione di agire in maniera corretta.

 

Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

La segnalazione viene gestita dall'Organismo di Vilgilanza previsto per ogni Società del Gruppo, ente autonomo ed esterno alla Società, avente un’adeguata formazione professionale sulla disciplina in questione.

Le segnalazioni riguardanti illeciti o violazioni della Politica della Parità di Genere e la Diversità ed Inclusione saranno gestite da un Comitato interno, denominato "Comitato Guida DEI"

Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione, è dato al Segnalante un avviso di ricevimento ed entro 3 mesi da tale avviso (o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa), è fornito un riscontro con informazioni sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione, specificando se la segnalazione rientra o meno nell’ambito di applicazione del d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24.

 

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo e-mail come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via e-mail nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

 

Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

 

Ho ricevuto una segnalazione da un terzo, cosa devo fare?

Chi riceve una segnalazione, in qualsiasi forma (scritta o orale), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, all'Organismo di Vigilanza, attraverso i canali di segnalazione interni, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante (se noto) e garantendo l’assoluta riservatezza. Deve trasmettere l’originale della segnalazione, inclusa l’eventuale documentazione di supporto, nonché l’evidenza della comunicazione al segnalante dell’avvenuto inoltro della segnalazione. Non può trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.

La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta nonché la violazione dell’obbligo di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura Whistleblowing e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari per i dipendenti.

 

Come viene gestita la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.

 

Quali sono le tutele?

• Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il suo consenso espresso. La riservatezza è garantita anche alle persone coinvolte e/o menzionate nella segnalazione e ai facilitatori (ovvero, coloro che operano nel medesimo contesto lavorativo e assistono il segnalante nel processo di segnalazione).

• Qualsiasi atto ritorsivo nei confronti del segnalante è da considerarsi nullo. Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della segnalazione può comunicarlo ad ANAC. Le misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, si estendono anche ai facilitatori, ai colleghi e parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al segnalante.

• Al ricorrere di determinate condizioni, sono previste limitazioni di responsabilità in caso di rivelazione di informazioni coperte da obbligo di segreto, a tutela del diritto d’autore ovvero alla protezione dei dati personali.

• Gli Enti del Terzo settore, iscritti nell’elenco pubblicato sul sito di ANAC, forniscono ai segnalanti misure di sostegno (informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni).

 

Quali sono i limiti alla tutela del Segnalante?

Il Decreto WB ammette dei casi in cui il Segnalante non ha diritto di tutela:

• qualora sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o nel caso in cui tali reati siano commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
• in caso di responsabilità civile per lo stesso titolo per dolo o colpa grave.

In entrambe le ipotesi al Segnalante o denunciante verrà irrogata una sanzione disciplinare.

Non è, peraltro, esclusa la responsabilità penale, civile o amministrativa per tutti quei comportamenti, atti od omissioni non collegati alla Segnalazione, alla denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o alla Divulgazione pubblica o che non sono strettamente necessari a rivelare la Violazione.

Costituisce motivo di applicazione dei provvedimenti sanzionatori, previsti dal Sistema Disciplinare così come illustrato all'interno dei Modelli 231, la violazione di quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023 in materia di Segnalazioni di condotte illecite.

In particolare, sono sanzionabili disciplinarmente i casi in cui è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile del Segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che il medesimo sia stato già condannato, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all'autorità giudiziaria o contabile, ferme restando le sanzioni amministrative ANAC ai sensi dell'art 21 del citato Decreto Whistleblowing.

Le misure disciplinari e le relative sanzioni, ove adottabili in relazione ai soggetti destinatari delle stesse, sono individuate dalla Società sulla base dei principi di proporzionalità e adeguatezza, in relazione alla idoneità a svolgere una funzione deterrente e, successivamente, sanzionatoria, nonché tenendo conto delle diverse qualifiche dei soggetti cui esse si applicano.

Infine, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione, e la conoscenza dell'identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

 

Quando la segnalazione è da ritenersi inammissibile?

La segnalazione sarà ritenuta inammissibile per i seguenti motivi:

• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
•  accertato contenuto generico della segnalazione;
•  segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
•  produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite;
•  sussistenza di violazioni di lieve entità.

 

Quale riscontro può dare il Comitato Segnalazioni all’esito dell’attività istruttoria?

Il Comitato Segnalazioni entro i tre mesi previsti dal Decreto dovrà comunicare l’esito dell’attività istruttoria che consisterà:

• nella comunicazione della archiviazione con adeguata motivazione, nel caso in cui siano emersi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione;
•  nella comunicazione dell’avvio di un’inchiesta interna, con eventuale indicazione delle relative risultanze;
• nella comunicazione dei provvedimenti eventualmente adottati;
• nella comunicazione del rinvio ad un’autorità competente per ulteriori indagini.

 

Quali sono i ruoli e le responsabilità dell'Organismo di Vigilanza e del Comitato Guida DEI?

Sul punto, le Linee Guida forniscono indicazioni che meritano di essere riportate testualmente: “Non spetta al soggetto preposto alla gestione della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura”.

Con riferimento al termine di 3 mesi, indicato dal Decreto, le Linee Guida precisano infatti  che il riscontro fornito entro tale scadenza possa essere di carattere interlocutorio.

 In tal caso, si renderà necessaria una ulteriore comunicazione con la quale il Gestore informa il whistleblower del seguito dato alla segnalazione e degli esiti dell’attività svolta.

 

Quando posso utilizzare i canali di segnalazione esterna?

I Segnalanti potranno rivolgersi esclusivamente al Canale di Segnalazione Esterna soltanto se:

• nel loro luogo di lavoro non è previsto un canale di Segnalazione interno;
• hanno presentato una Segnalazione attraverso uno canale di Segnalazione interno, ma la Segnalazione non ha avuto seguito;
• hanno giustificato motivo di ritenere che la Segnalazione attraverso il canale interno non sarà efficace o sarà oggetto di ritorsione.
• in caso di pericolo imminente o palese per l'interesse pubblico.

 

Quando posso divulgare pubblicamente la mia segnalazione?

Il Decreto prevede anche la possibilità per i Segnalanti, in via residuale, di effettuare divulgazioni pubbliche tramite stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

La divulgazione pubblica potrà essere effettuata esclusivamente nel caos in cui ad una Segnalazione interna a cui l’ente privato non abbia dato riscontro abbia fatto seguito una Segnalazione esterna ad ANAC la quale a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli.

 

C'è un'autorità che garantisce la correttezza dei sistemi di Whistleblowing?

L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) può essere attivata se il canale interno non è attivo o non è conforme, se il segnalante ha effettuato una segnalazione interna e non ha ricevuto l’avviso di ricevimento e/o il riscontro sul seguito dato alla segnalazione oppure ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente (sulla base di circostanze concrete ed informazioni effettivamente acquisibili) che se effettuasse una segnalazione interna alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o potrebbe determinare ritorsioni ovvero che la violazione può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

ANAC mette a disposizione una Piattaforma informatica accessibile dal sito istituzionale.

Tramite la stessa Piattaforma informatica è possibile comunicare ad ANAC eventuali ritorsioni che si ritiene di aver subito a causa della segnalazione.